(044) 581 11 33         

(095) 286 40 58  

Сьогодні вже не викликає сумнівів те, що всі українські медичні заклади (державні та приватні) буде автоматизовано. Питання лише в тому, наскільки швидко відбудеться реформа. Стаття розкриває переваги впровадження програмного забезпечення та адресована керівникам, які ще не використовують інформаційну систему для оперативного (поточного) управління медичним закладом та прийняття рішень стратегічного характеру

 

Медична інформаційна система (МІС) — це інструмент для визначення і планування усіх ресурсів медичного закладу, які необхідні для ведення лікувально-діагностичної, адміністративно-господарської, фінансової, сервісної діяльності та обліку в процесі надання медичних послуг.

Основними перевагами запровадження МІС у медичному закладі є:

  1. «Усе як на долоні» ? це єдина база даних, яка дає можливість вести оперативний облік усіх ресурсів (матеріальних, людських, фінансових; їх планування, аналіз ефективності та оптимізація використання.
  2. Збільшення пропускної спроможності медичного закладу за незмінних ресурсів (за рахунок оптимізації процесів введення, пошуку, зведення, аналізу даних; швидшої взаємодії між підрозділами; планування завантаженості лікарів, кабінетів, обладнання).
  3. Підвищення якості обслуговування пацієнтів (зменшується час очікування за рахунок планування; збільшується ефективний час перебування пацієнта в медичному закладі) і, як наслідок, зростання задоволеності пацієнтів.
  4. Використання електронних медичних протоколів, можливість підрахунку ефективності лікування, зменшення вірогідності медичних помилок, тобто підвищення якості медичних послуг.
  5. Можливість швидкого формування будь-яких звітів (кількість наданих послуг, завантаженість лікарів та кабінетів, статистичні дані пацієнтів щодо діагнозів, віку, статі тощо) для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.
  6. Ефективне управління складськими запасами медикаментів та витратних матеріалів за рахунок автоматизації процесу замовлення-списання та підтримки оптимального залишку.
  7. Підвищення рівня безпеки та конфіденційності інформації завдяки запровадженню політики прав доступу до різних даних та для входу в систему за паролем або за відбитком пальця.

Використання МІС для оперативного управління медичним закладом

МІС дає можливість керівнику бути в курсі поточних справ клініки. За її допомогою він має можливість:

  1. Знати, наскільки злагоджено працює клініка в цілому, та її окремі підрозділи, бути в курсі всіх проблем. За допомогою програмного забезпечення дізнатися про різницю між назначеним і фактичним часом прийому. У разі значних відхилень графіка прийому пацієнтів з’ясувати причину зсуву та прийняти оперативні заходи щодо їх усунення. За умов паперового документообігу малоймовірно, що керівник отримає інформацію оперативно та зможе виправити ситуацію одразу і впровадити зміни для уникнення повторення ситуації в майбутньому.
  2. Контролювати поточну (в реальному часі) та заплановану  завантаженість лікарів (або будь-яких інших ресурсів). Наприклад, керівник, відкривши розклад або звіт про завантаженість лікарів, може легко порівняти щільність запису пацієнтів до гінеколога 1 і гінеколога 2. У випадку, коли з невідомих причин за тиждень гінеколог 1 прийняв пацієнтів удвічі більше ніж гінеколог 2, а значної різниці не мало бути, напевно, варто з’ясувати, чому так відбувається.
  3. Проаналізувати поточну та заплановану (на цей час) завантаженість кабінетів, стан ліжко-фонду.
  4. Бути в курсі фінансових питань. Отримати оперативну інформацію про надходження в касу, зокрема, за різними послугами, та знати стан дебіторської заборгованості, отримати звіт про стан розрахунків зі страховими компаніями, фінансові звіти за будь-який період часу та прогнози щодо надходжень на майбутній період.
  5. Контролювати кількість залишків медикаментів та витратних матеріалів, вчасно приймати рішення про нові замовлення відповідно до наявних грошовіх коштів.

Усі ці операції виконуються за лічені секунди, допомагають керівнику тримати «руку на пульсі» та вчасно виправляти небажані ситуації.

Використання МІС для прийняття довгострокових рішень

Завдяки здатності системи збирати, накопичувати та впорядковувати дані, стає можливим автоматичне перетворення їх у зручну для прийняття рішень форму (автоматично обраховуються формули, будуються графіки, створюються таблиці). Система виконує роль «статистичного відділу» та допомагає здійснювати аналітичну роботу.

Однією з найважливіших можливостей системи є здатність вести облік фінансових надходжень. Сучасні МІС надають змогу відстежити доходи з різним рівнем деталізації: клініки в цілому, відділень, лікарів та наданих послуг за будь-який період. Для цього програма має систему звітів, що дозволяють побачити в динаміці  доходи, які забезпечило певне відділення від окремих послуг, виявляючи сезонні або інші коливання.

Для керівників відділу управління персоналом важливим елементом менеджменту та мотивації є можливість нарахування заробітної плати та премій залежно від ефективності роботи працівника. Індикаторами можуть бути: рівень кваліфікації, стаж роботи, обсяг наданих послуг, загальні результати діяльності клініки чи лабораторії. Використання МІС надає можливості обліку необхідних параметрів та автоматичного розрахунку сум виплат за визначеним алгоритмом. Використання МІС дає можливість автоматично реєструвати персонал (наприклад, за відбитком пальця) на початку робочого дня та усуває етичні питання взаємовідносин персоналу та контролюючого відділу (особи), що, вочевидь, виникають за звичайних умов.

Інформаційна система є надійним інструментом для прийняття стратегічних рішень. База даних подій певного періоду є кількісною і якісною основою для висновків, що вкрай необхідні для розробки довгострокових планів розвитку лікувального закладу. Для ефективної маркетингової кампанії, чіткого позиціонування закладу, обґрунтованої цінової політики необхідний звіт за певний період, що забезпечить керівника такою інформацією, як вік, місце проживання, діагноз  та інші параметри, що характеризують пацієнтів. Завдяки їм, можна краще обґрунтувати рекламну кампанію та подальшу маркетингову стратегію закладу.

Досить показовим і типовим у період активного розвитку закладу є виникнення черги в залі очікування. Як правило, причиною проблеми є ресурс, обмежена потужність якого стримує потужність усієї системи, так зване «вузьке місце» (англ. —  buttleneck). Наприклад, керівник вирішив «розслідувати», який саме кабінет (або ресурс, який у ньому знаходиться) не справляється із потоком пацієнтів. Для цього необхідно порахувати, наскільки інтенсивно в клініці використовуються кабінети. Для коректної оцінки потрібні наступні дані за певний, значущий для аналізу (більше одного місяця), період: середній час, який витрачається на пацієнта, кількість годин роботи даного кабінету за добу,  середня кількість прийомів за день у даному кабінеті. Якщо в закладі використовується МІС, усі ці дані автоматично акумулюються та зберігаються у базі даних. Звичайного аналізу буде досить, щоби виявити проблему та прийняти відповідних заходів для її вирішення.

Підсумовуючи вищезгадані можливості МІС для керування медичним закладом, можна зробити висновок: ефективне управління може здійснюватися за умов ефективного обліку та аналізу. МІС — це зручний інструмент для обліку ресурсів, подальшого аналізу та прийняття управлінських рішень.

 

надруковано в журналі  «Управління закладом охорони здоров’я» №8/2008

21.08.2008

Мирослава Муляр

магістр з менеджменту в охороні здоров’я, менеджер проектів компанії «МедЕксперт»

(*поле обязательное для заполнения)