(044) 581 11 33         

(095) 286 40 58  

Каждый руководитель клиники рано или поздно сталкивается с проблемой ведения документооборота у себя в учреждении. Как правило, все начинают с бумажных форм ведения документооборота,

с бланков или протоколов отпечатанных на ксероксе или в лучшем случае в полиграфии, а еще в более оптимальном случае, разработанных в офисных приложениях и распечатанных на принтерах.

В наше время, в связи с общей компьютеризацией, руководители понимают, что вышеуказанные формы документооборота не удовлетворяют нынешние потребности и процессы развития медицинского центра. На их смену пришел электронный документооборот, но не в понимании разрозненных офисных документов, разбросанных по разным папкам и разным компьютерам, и не отдельно установленных различных баз данных, информацию с которых невозможно привести к единому знаменателю, а в понятии общеклинической формы документооборота или говоря проще – «Автоматизированной медицинской информационной системы».

Если обратиться немного к терминологии, то под понятиями документооборота, электронного документооборота, базы данных, мы понимаем, вот что:

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи в архив для хранения.

Электронный документооборот — как правило представляет собой электронную версию документов, которые хранятся в определенном месте на сервере, в виде структурированных папок с ограничениями по доступу для разных пользователей. Также существует более централизованный и на данный момент более популярный и удобный способ электронного документооборота, - единая электронная база данных клиники.

База данных — это структурированный набор логически связанных данных, доступ к которым для внесения или просмотра, осуществляется с помощью клиентской программы (тонкого или толстого клиента).

Основные виды деятельности, которые охватывает база данных клиники:
- Медицинская деятельность
- Финансово-хозяйственная деятельность
- Административная деятельность
- Научная деятельность

Не буду перечислять все задачи, которые ставит руководитель к электронной системе клиники, перечислю лишь основные, которые относятся к той, или иной сфере деятельности:

Для медицинской деятельности это:

  • Эффективное планирование ресурсов  клиники;
  • Планирование движения потока пациентов в клинике;
  • Введение электронно-медицинских карт:
  • Удобное представление медицинской информации различных специалистов;
  • Удобное представление лабораторных анализов;
  • Доступ к структурированной базе медицинских изображений;
  • Минимальные временные затраты на ввод и получение информации из клиентской базы данных;
  • Сбор статистики.


Для финансово-хозяйственной деятельности:

  • Учет оказываемых услуг;
  • Себестоимость оказываемых услуг;
  • Учет используемых медикаментов;
  • Складской учет;
  • Анализ финансово-хозяйственной деятельности;
  • Учет коечного фонда;
  • Организация лечебного питания.


Для административной деятельности:

  • Штатное расписание;
  • Учет рабочего времени;
  • Обучение сотрудников работе с базой данных.


Для научной деятельности важен, в основном, сбор данных для анализа и подачи статистической информации.
Одними из ключевых моментов перед принятием решения о внедрении электронной формы документооборота руководителем медицинского учреждения, является определения назначения базы данных, определение подразделений для автоматизации, сервисы, которые будут использоваться в системе. Самое же главное, это понимать, какие же данные в дальнейшем необходимо будет анализировать, это может быть: анализ звонков пациентов, загруженности ресурсов клиники, финансовых потоков, в которые входит их мониторинг, планирование, данные необходимые для научной деятельности, либо подачи в статистические и другие организации и т.д


В дальнейшем, когда анализ уже произведен, задачи и цели определены, всплывает главный вопрос: какой же вариант документооборота выбрать руководителю? Существует несколько ответов:

- самый дешевый, который не требует финансовый вливаний, но и не будет в должной степени перекрывать и 30% намеченных заранее задач. Например, использование существующих офисных приложений и бесплатных баз данных не связанных между собой;

- купить простенькую базу данных, потратив минимум денег, а потом в дальнейшем задавать такие вопросы как: а почему у меня «то» не работает? Почему нельзя «то» поменять? Когда интересно закончатся «те» или «иные» ошибки? Почему у меня не работают «такие» отчеты и т.д. Хотя на первом этапе будет казаться, что база удовлетворяет потребности, больше, чем на 50%;

- вложить значительную сумму в разработку новой или доработку существующей базы данных и получить подходящий на 100% для клиники вариант.  Да этот вариант на первый взгляд выглядит оптимальным, но к сожалению имеет огромное количество «подводных камней». Это может быть и сильно растянутые по времени сроки реализации данного проекта, значительное подорожание его стоимости и наконец, отсутствие желаемого результата на выходе, либо же при желании, отсутствие возможности дальнейшей разработки, и многие другие;

- покупка существующей единой базы данных, функции и модули которой полностью автоматизируют все необходимые подразделения. В результате вы получите оптимальный по соотношению «цена-качество» продукт, потратив разумные деньги, получив систему, как минимум на 80% отвечающую вашим требованиям, без задержек по времени, с возможностью доработки недостающих функций «под себя».

Одним из ярких примеров таких систем, является комплексная медицинская информационная система «Емсимед».
Из основных преимуществ и недостатков внедрения комплексных медицинских систем, я бы выделил:

Преимущества:

  • Оперативный контроль деятельности;
  • Быстрый поиск информации о пациенте;
  • Надежное хранение данных (при копировании);
  • Оптимизация использования ресурсов;
  • Имидж клиники в глазах пациента;
  • Возможность ретроспективного анализа данных.


Недостатки:

  • Материальные затраты;
  • Необходимость обучения персонала;
  • Необходимость изменения психологии персонала;
  • Отсутствие законодательной базы для ведения электронных медицинских карточек.


Как мы видим преимуществ при внедрении информационной общеклинической базы данных больше, но окончательное решение, какой вариант выбрать, всегда остается за Вами.

 21.08.2011

Владимир Лиманец, руководитель отдела внедрения компании «МедЭксперт»

(консалтинг для медицинских учреждений и внедрение медицинской информационной системы)

(*поле обязательное для заполнения)