(044) 581 11 33         

(095) 286 40 58  

Кожен керівник клініки рано чи пізно стикається з проблемою ведення документообігу у себе в установі. Як правило, всі починають з паперових форм ведення документообігу,
з бланків, або протоколів віддрукованих на ксероксі, або в кращому випадку в поліграфії, а ще більш крайньому випадку, розроблених в офісних додатках і роздрукованих на принтері.

Кожен керівник клініки рано чи пізно стикається з проблемою ведення документообігу у себе в установі. Як правило, всі починають з паперових форм ведення документообігу,
з бланків, або протоколів віддрукованих на ксероксі, або в кращому випадку в поліграфії, а ще більш крайньому випадку, розроблених в офісних додатках і роздрукованих на принтері.
У наш час, у зв'язку із загальною комп'ютеризацією, керівники розуміють, що вищезгадані форми документообігу не задовольняють нинішні потреби і процеси розвитку медичного центру. На їх зміну прийшов електронний документообіг, але не в розумінні розрізнених офісних документів, розкиданих по різних папках і різних комп'ютерах, і не окремо встановлених різних баз даних, інформацію з яких неможливо привести до єдиного знаменника, а в понятті загальноклінічної форми документообігу, або простіше кажучи - «медичної Автоматизованої інформаційної системи».

Якщо звернутися трохи до термінології, то під поняттями документообігу, електронного документообігу, бази даних, ми розуміємо, ось що:

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення, або отримання до завершення виконання і передачі в архів для зберігання.

Електронний документообіг - як правило являє собою електронну версію документів, які зберігаються у визначеному місці на сервері, у вигляді структурованих папок з обмеженням доступу для різних користувачів. Також існує більш централізований і на даний момент більш популярний і зручний спосіб електронного документообігу, - єдина електронна база даних клініки.

База даних - це структурований набір логічно позв'язаних даних, доступ до яких для внесення або перегляду, здійснюється з допомогою клієнтської програми (тонкого або товстого клієнта).

Основні види діяльності, які охоплює база даних клініки:
- Медична діяльність
- Фінансово-господарська діяльність
- Адміністративна діяльність
- Наукова діяльність

Не буду перераховувати всі завдання, які ставить керівник для електронної системи клініки, перерахую лише основні, які відносяться до тієї або іншій сфері діяльності:

Для медичної діяльності це:

Ефективне планування ресурсів клініки;
Планування руху потоку пацієнтів в клініці;
Введення електронно-медичних карт:
Зручне подання медичної інформації різних фахівців;
Зручне відображення лабораторних аналізів;
Доступ до структурованої базі медичних зображень;
Мінімальні тимчасові витрати на введення та отримання інформації з клієнтської бази даних;
Збір статистики.


Для фінансово-господарської діяльності:

Облік наданих послуг;
Собівартість наданих послуг;
Облік використовуваних медикаментів;
Складський облік;
Аналіз фінансово-господарської діяльності;
Облік ліжкового фонду;
Організація лікарняного харчування.


Для адміністративної діяльності:

Штатний розклад;
Облік робочого часу;
Навчання співробітників роботі з базою даних.

Для наукової діяльності важливий, в основному, збір даних для аналізу та подання статистичної інформації.
Одними з ключових моментів перед прийняттям рішення про запровадження електронної форми документообігу керівником медичного закладу, є визначення призначення бази даних, визначення підрозділів для автоматизації, сервіси, які будуть використовуватися у системі. Найголовніше ж, це розуміти, які ж дані в подальшому необхідно буде аналізувати, це може бути: аналіз дзвінків пацієнтів, завантаженості ресурсів клініки, фінансових потоків, в які входить їх моніторинг, планування, дані необхідні для наукової діяльності, або подачі в статистичні та інші організації і т.д


Надалі, коли вже проведений аналіз, завдання і цілі визначені, спливає головне питання: який же варіант документообігу вибрати керівнику? Існує кілька відповідей:

- найдешевший, який не вимагає фінансовий вливань, але і не буде в належній мірі перекривати і 30% заздалегідь намічених завдань. Наприклад, використання існуючих офісних додатків і безкоштовних баз даних не пов'язаних між собою;

- купити простеньку базу даних, витративши мінімум грошей, а потім надалі ставити такі питання як: а чому у мене«, те» не працює? Чому не можна «то» поміняти? Коли цікаво закінчаться «ті» або «інші» помилки? Чому у мене не працюють «такі» звіти і т.д. Хоча на першому етапі буде здаватися, що база задовольняє потреби, більше, ніж на 50%;

- вкласти значну суму в розробку нової або доопрацювання існуючої бази даних і отримати відповідний на 100% для клініки варіант. Та цей варіант на перший погляд виглядає оптимальним, але, на жаль, має величезну кількість «підводних каменів». Це може бути і сильно розтягнуті за часом терміни реалізації даного проекту, значне подорожчання його вартості і нарешті, відсутність бажаного результату на виході, або ж при бажанні, відсутність можливості подальшої розробки, та багато інших;

- купівля існуючої єдиної бази даних, функції та модулі якої повністю автоматизують усі необхідні підрозділи. В результаті ви отримаєте оптимальний по співвідношенню «ціна-якість» продукт, витративши розумні гроші, отримавши систему, як мінімум на 80% відповідає вашим вимогам, без затримок за часом, з можливістю доопрацювання відсутніх функцій «під себе».

Одним з яскравих прикладів таких систем, є комплексна медична інформаційна система «Емсимед».
З основних переваг та недоліків впровадження комплексних медичних систем, я б виділив:

Переваги:

Оперативний контроль діяльності;
Швидкий пошук інформації про пацієнта;
Надійне зберігання даних (при копіюванні);
Оптимізація використання ресурсів;
Імідж клініки в очах пацієнта;
Можливість ретроспективного аналізу даних.


Недоліки:

Матеріальні витрати;
Необхідність навчання персоналу;
Необхідність зміни психології персоналу;
Відсутність законодавчої бази для ведення електронних медичних карток.

Як ми бачимо переваг при впровадженні інформаційної загальноклінічної бази даних більше, але остаточне рішення, який варіант вибрати, завжди залишається за Вами.


Володимир Лиманець

керівник відділу впровадження

компанії «Медексперт» (консалтинг для медичних закладів та впровадження медичної інформаційної системи)

(*обов'язкове поле для заповнення)