Основна мета цієї статті — дати практичні підказки для керівників, які хочуть навести лад у щоденній роботі клініки, не витрачаючи мільйони. Якщо ви власник, медичний директор чи керівник підрозділу — ви отримаєте базові прийоми, що зменшують хаос, ручну працю й втрати у щоденних процесах, а також дають певні конкурентні переваги на ринку медичних послуг. І всі прийоми без складних термінів, без космічних бюджетів. Для початку визначимось з основними поняттями: - «Базові» - це прості у впровадженні підходи, які не потребують глибоких технічних знань або складних теорій. Вони доступні більшості керівників та працівників без спеціалізованої ІТ-освіти; - «Прийом» - це конкретний спосіб або метод організації дій, який допомагає досягти автоматизації чи спрощення процесу. Це не абстрактна стратегія, а практичний інструмент для змін; - «Автоматизація» - це перенесення рутинних і повторюваних завдань з людини на систему або алгоритм. Мета — зменшити обсяг ручної роботи, підвищити точність і прискорити виконання операцій. - «Операційні процеси» - це повторювані дії, що виконуються персоналом клініки у відповідь на внутрішні або зовнішні фактори (наприклад, звернення пацієнтів, план лікування, запити адміністрації). Вони є основою щоденної діяльності медичного закладу. - «Медичний заклад» - тут маються на увазі саме медичні заклади, які безпосередньо надають медичні послуги (не лабораторні послуги, не онлайн-медицина, а просто «лікарні» чи «клініки»). Автоматизація в медичних закладах часто асоціюється з дорогими технологіями та складними системами. Але насправді це прості прийоми, які оптимізують щоденні операційні процеси — від реєстрації пацієнтів до звітності. Ці методи доступні навіть для невеликих клінік в Україні, не потребують величезних бюджетів і можуть бути реалізовані за допомогою МІС "Doctor Eleks" або багатьох інших МІСів, також є додатковий софт, який у зв’язці з МІСами медичному закладу може закривати багато проблем. У цій статті — 10 практичних і конкретних прийомів, які вже сьогодні можна впровадити у вашій лікарні. Без теорій. Лише перевірені кроки, які підвищують ефективність, економлять час і зменшують кількість помилок. Більшість кейсів автоматизації, які ми бачимо з США чи Європи — про великі лікарні з десятками операційних і тисячами пацієнтів. Такі приклади мало застосовні в умовах українських приватних чи комунальних закладів. Наприклад, оптимізація простоїв 15 операційних — це не про нас. Тому далі — лише ті прийоми, які працюють у звичайних українських лікарнях компактно, практично, без зайвого.

Прийом 1. «Само не автоматизується»

Жоден процес, жодна кнопка і жодна ідея не впровадиться сама по собі.
Автоматизація — це не про IT-департамент на 10 осіб. Це про відповідального, який поведе процес: хтось має взяти на себе роль операційного менеджера чи менеджера з якості, хоча б частково. У малих лікарнях це зазвичай або власник, або хтось із ключових працівників. Без цієї «точки тяжіння» автоматизація та налагодження операційних процесів ускладнені.

Часто керівник лише озвучує ідею, очікуючи, що команда «сама домовиться». Але без середньої ланки управління — без людини, яка координує щоденні дії — процес не піде. І це не про поганих людей. Це про брак досвіду й інструментів. Не всі співробітники знають, як описати процес, побудувати логіку, врахувати всі нюанси, намалювати схематично процеси, провести SWOT-аналіз або сформувати адекватні KPI.

Якщо ви не готові інвестувати в фахівця — треба або навчати когось з команди, або взяти це на себе. Бо чекати, що воно «само запуститься», — це втрачати час і гроші.

Прийом 2. Копіювання

Один раз ввів — і система сама підставить ці дані всюди, де потрібно, або в такому ж вигляді, або із заданою наперед логікою трансформації даних при копіюванні.
Цей принцип дає до 50% ефекту від автоматизації. Ідея проста: якщо дані вже є в системі, вони мають автоматично копіюватися в потрібні документи, форми чи звіти. Це можна налаштувати вручну (натисканням кнопки), автоматично за часом або через інші тригери.

Здавалося б — мрія для виконавців. Але саме тут часто з'являється опір:

• Хтось не довіряє системі — боїться помилки.
• Хтось боїться втратити «важливість» своєї рутинної роботи.
• Хтось звик до одноманітних дій — і не хоче брати відповідальність за перевірку.
• Хтось боїться, що доведеться братись за щось нове.

Власники та керівники медичних закладів інколи навіть згодні здатись, бачачи шалений опір до цього прийому автоматизації, забуваючи, що саме вони оплачують заробітну плату і кожна безпричинно неефективна дія співробітника фактично є втратою прибутку.

Прийом 3. Шаблон

Шаблони — основа системної роботи. Якщо документ створюється регулярно — він має бути шаблонізований.
Шаблони дозволяють зекономити години щомісяця. В хорошій МІС ви зможете створити шаблон будь-якої складності — з текстовими полями, з логікою «якщо → то», з автозаповненням типових даних.

Приклади полів:

• звичайне текстове;
• випадаючий список залежно від контексту;
• поле зі значенням за замовчуванням, яке можна змінити;
• поле-формула.

Лікарі, як і всі люди, звикають до своїх звичних форм — і важко переходять на нові шаблони. Але шаблонізація має бути уніфікованою. Інакше кожен буде працювати «по-своєму», процеси відрізнятимуться, а керівництво отримає хаос у звітності.

Порада: у лікарні має бути відповідальна особа, на яку покладено керівництво всією системою шаблонів — розробка, адаптація, зміни тощо. Це один з найбільш недооцінених ресурсів в автоматизації медичних інформаційних систем досі. Чому? Можливо, просто через негарну назву. Бо «Наскрізна аналітика», «ШІ-автоматизація», «чат-бот», «аналітика бізнес-процесів», «P&L та CashFlow» звучать більш романтично. Але не забуваємо про базу – якісні шаблони документів. Якщо власнику чи керівнику не подобається займатись питанням шаблонів документів, його можна і треба делегувати, але не ігнорувати.

Прийом 4. Попереднє заповнення

Навіщо писати те саме двічі? Якщо інформація вже є — система має її підставляти автоматично.
Попереднє заповнення — це коли типові або повторювані дані автоматично переносяться з попередніх візитів або джерел. Наприклад, при кожному новому консультативному висновку автоматично підтягувати анамнез пацієнта з попереднього запису. А лікар вже може його доповнити або змінити.

Сьогодні ШІ дає ще більше можливостей для такого підходу. Але навіть без ШІ це один із найшвидших способів скоротити витрати часу. Один з тисяч прикладів: можна перенести у консультативному висновку лікаря анамнез життя пацієнта з попереднього, але з можливістю змін та доповнень, раптом з’явилась потреба вказати додаткову інформацію.

Прийом 5. «Одна кнопка – кілька наслідків»

Усі часті дії, які є повторюваними, варто об’єднувати під «одну кнопку», щоб значно зменшити кількість повторюваної людської роботи.
Гарний приклад — госпіталізація пацієнта в МІС. При цьому, як правило, потрібно створити одразу кілька документів: згоду, план лікування, маршрут, призначення, інформованість тощо.
Замість того щоб створювати їх по черзі вручну, можна налаштувати одну дію, яка запускає весь процес: автоматично створює шаблони, заповнює частину даних, відкриває вікна для редагування.

Дорогі МІС дозволяють робити це дуже гнучко. Але багато лікарень цю можливість просто не використовують — бо не вистачає фахівців, які вміють правильно описати процес і налаштувати його.

Не соромно покликати на допомогу того, хто допоможе вам використати весь потенціал системи. Бо «проста кнопка» часто економить сотні годин рутинної роботи.

До речі, відносно скоро спеціалісти з впровадження компанії «МедЕксперт», думаю, порадують клієнтів і новинкою – АІ зможе з розмови з пацієнтом та надиктовки лікаря самостійно заповнювати медичну документацію в МІС «Doctor Eleks», і йому лишатиметься лише внести потрібні правки в ті поля, де АІ помилився, і натиснути кнопку «Зберегти зміни».

Прийом 6. Звіти

Звіти хоч якісь є у всіх. Але що відрізняє якісні звіти від не дуже якісних?

• Якісні звіти валідовані, тобто перевірені з істиною, і на їхній підставі можна приймати якісь рішення;
• Якісні звіти можна «крутити» - тобто провалюватись на рівень вниз, фільтрувати, сумувати тощо;
• Якісні звіти мають сенс і щось говорять, а не просто скопійовані з інших сфер, як, наприклад, популярний років 10 тому «середній чек на медичні послуги» (хоча, для ресторанної сфери, мабуть, це один з найкращих показників).

Прийом 7. Візуалізація

Око бачить — мозок розуміє.
Навіть найточніші звіти в табличному вигляді іноді не дають відчуття масштабу. Додайте просту візуалізацію — графік, шкалу, кольорове маркування — і картина стає очевидною.

Наприклад:

• червоний — критично мало пацієнтів на послугу;
• зелений — виконано норму;
• стрілка вниз — динаміка погіршилась;

Візуалізація — це не лише про «красиво». Це про фокус уваги. Ви керуєте тим, що видно.

Прийом 8. Тригери.

Враховуючи тисячі чи мільйони мікропроцесів в лікарнях, в медичних інформаційних системах з опціями CRM з’являється можливість «тригеру». Тригер – це заздалегідь задане співпадіння певних дій користувачів системи або зовнішніх факторів, які ведуть до іншої дії. Якщо тригер можна описати словами, то його можна автоматизувати.

Які основні приклади тригерів?

• Час. Наприклад, о такій-то годині можна завантажити всі картки пацієнтів, які записані завтра на певну процедуру, та їм вислати заздалегідь заповнений шаблон;
• Певна дія користувача. Тут можна фантазувати безмежно, головне чітко розуміти, яка сама буде інструкція для тригера;
• Отримано значення, яке не збігається із заданим сценарієм з іншим (або не заповнене поле, або зафіксовано неможливе поєднання).

На мою особисту думку, саме для прийому «тригер» поява АІ ще більше дозволить підлаштовувати потреби медичних закладів під конкретні запити. Якщо зараз зазвичай в тригер задається конкретна інструкція, на кшталт, «О 18.00 перевірити свіжі результати лабораторних досліджень за останні 10 годин та вислати пацієнтам сповіщення про готовність результатів», то  з появою АІ можна буде підлаштовувати під бажання пацієнтів та/чи потреби керівників лікарень. Наприклад, чому саме о 18.00? Можливо, хтось хоче інший час? Можливо, в чаті бот може спитати, коли пацієнту зручно? І потім робити для цього пацієнта саме так, як хоче він, якщо це не суперечить політиці медичного закладу?

Прийом 9. Генерація результатів запиту штучним інтелектом

Те, що ще вчора здавалося нереальним, сьогодні робиться за хвилини.
Штучний інтелект змінив гру. Тепер:

• ШІ може перевірити, чи відповідає ваш медичний протокол сучасним стандартам.
• Пацієнт написав у месенджер? АІ-асистент сформує відповідь на основі шаблонів, а далі або автоматично надішле пацієнтові, або дочекається правок від людини.
• Пацієнт надіслав 100 сторінок сканів? За 3 хвилини — резюме ключових даних.

Це вже не фантастика, а рутинний інструмент. Поки більшість лікарень ігнорують ці можливості — той, хто почне зараз, отримає серйозну перевагу.

Прийом 10. Доступи

Автоматизація — це не лише про зручність, а й про контроль.
У медичному закладі важливо знати:

• Хто має доступ до яких даних?
• Хто може редагувати?
• Хто бачить лише певні розділи?

Це питання не лише безпеки, а й законодавчих вимог. Хороша МІС дозволяє задавати ролі, обмеження і права на перегляд, редагування, підпис. Як правило, більш дорогі МІСи дозволяють обмежувати доступ до документів, звітів, карток пацієнтів, персональних даних тощо. Єдине, чого не зробить будь-яка програма – це не скаже, а як треба лікарні. Спеціалісти з автоматизації лікарень можуть запропонувати найбільш поширені практики чи свій досвід, але остаточне рішення за цей процес або його відсутність – все одно на керівництві лікарні.

Також, не слід забувати, що сучасна лікарня по ІТ-технологіях складається не лише з МІС/CRM, а й з іншого програмного забезпечення, де інколи так само виникає потреба в контролі за доступами.

Періодично в лікарні в когось з’являється ініціатива чи ідея щось автоматизувати. Якщо ініціатором є власник бізнесу, то, звісно, він виграє прибуток. Якщо ініціатором є найманий співробітник, то він може виграти досвід, знання, задоволення, бонус. І важливо, щоб бажання давати ініціативи не було придушено.

Які найбільш типові фрази можуть придушити ініціативу будь-яку, зокрема щодо операційних процесів? Такі самі, які ламають бажання співробітників і інші ініціативи запроваджувати. Часто вважається, що з цим не можна нічого зробити, і це природний стан речей, коли новий співробітник дуже ініціативний, все пропонує, а потім ініціатива зникає. Але тільки вдумайтесь, скільки разів в роботі при пропозиціях колег, підлеглих, керівників ми чули такі фрази:

• «Ми це пробували, не спрацювало»;
• «У нас це не вийде»;
• «Ми-то зробимо, але лікарі/адміністратори/бухгалтери/… не підтримають, і тоді нема сенсу»;
• «Це не дасть результату»;
• «Нема сенсу, це ніхто не оцінить»;
• «Бонусів не буде від поліпшень»;
• «Прийдеш з ініціативою, тобі доручать за ту ж зарплату її втілювати».

Ще чомусь часто існує припущення, що оптимізувавши процеси в лікарні один раз, поставили точку, і далі можна просто «працювати». Це так, можна. Але тоді фактично лікарня має свідомо або несвідомо відмовитись від:

• Нових ідей, які виникають у колег під час роботи щодо документації, ціноутворення, документообігу, опитувальників пацієнтів і таке інше;
• Нових вимог законодавства, включаючи вимоги із взаємодією з ЕСОЗ;
• Нових технологій, які з’являються та можуть бути впроваджені (як мінімум, ШІ).

Тому все-таки варто переходити зі стану, який очікує, що в процесі налаштування процесів можна поставити точку, до стану, в якому процеси стабілізовані та функціонують в контрольованих умовах, але закладено системну гнучкість і можливо вносити зміни.

На останок, сучасні технології дуже багато процесів спрошують та автоматизують, дійсно, змінюючи структуру персоналу. В інших галузях бізнесу в Україні вже з’являються вакансії операційних менеджерів, керівників впровадження АІ-технологій тощо. Лікарні тут, як правило, дуже сильно відстають, чинячи шалений опір появі нових вакансій, які будуть більш якісно керувати операційними процесами, оптимізуючи та автоматизуючи їх. Проблема і у відсутності сучасних знань, і в шаленій швидкості розвитку технологій, і в консервативності медичної галузі, і в ментальних обмеженнях.  Лише уявімо, що в лікарні з’явився операційний менеджер, менеджер з якості чи фахівець з автоматизації/впровадження АІ-технологій. Це людина, яка може зекономити сотні тисяч гривень щомісяця, попередити медичні помилки через неідеальні операційні процеси, полегшити роботу медикам тощо. Також це людина, яка в іншій сфері, окрім медицини, може спокійно претендувати на оплату праці від 50-80 тис грн на місяць. Чи керівник лікарні виділить такий бюджет на фахівця, враховуючи, що далеко не всі лікарі заробляють такі суми? Скоріш, за все, ні. Скоріш, за все, візьмуть співробітника з меншим досвідом. І він зароблятиме менше. І приноситиме менше користі. А потім, або так і не навчиться приносити більше користі, зате все буде чесно по заробітній платі, в порівнянні з медиками. Або навчиться, знайде роботу в іншій сфері, а лікарня знов візьме фахівця з меншим досвідом та від якого менше користі… Який вихід? Моя думка – в КНП (державні лікарні) та в багатьох приватних лікарнях через різні фактори просто неможливо буде вивести такого фахівця на гарну оплату, хоча наче це є очевидним вирішенням проблеми. Тоді нестандартним рішенням проблеми  є керівникам (директорам, медичним директорам, керівникам різних підрозділів з різними назвами) більше вчитись і заглиблюватися в сучасні можливості в налаштуванні операційних процесів, і приносити більше користі своїм лікарням.